Scandics reise mot en problemfri digital posthåndtering
Scandic Hotels Group er Nordens største hotellkjede med nærmere 280 hoteller i seks land.
Utfordring
Med 6000 hotellrom og 3000 ansatte mottar Scandic daglig opptil 200 meldinger i digitale postkasser som Altinn, inkludert personsensitiv informasjon.
Tidligere krevde denne oppgaven at to ansatte logget seg på, lastet ned og videresendte meldingene til eget e-postsystem. Dette var ikke bare tungvint, men også ineffektivt og tidkrevende.
Scandic valgte å implementere PostNord Strålfors' Digital Mailroom-løsning, som automatiserte posthåndteringsprosessen og frigjorde ressurser som i stedet kunne brukes til mer verdiskapende oppgaver.
En av de største fordelene med løsningen var sikkerheten rundt overholdelse av GDPR.
Gitte Møberg, Country Support Office i Scandic Danmark, forteller:
– Den største fordelen har helt klart vært at vi føler oss tryggere på at vi følger GDPR-regler når vi sender personsensitive opplysninger.
Den største fordelen har helt klart vært at vi føler oss tryggere på at vi følger GDPR-regler når vi sender personsensitive opplysninger.
Gitte Møberg Country Support Office hos Scandic Danmark
Løsningen fjernet dessuten en tidkrevende og kjedsommelig oppgave for de ansatte:
– Det har jo heller ikke vært en særlig tilfredsstillende oppgave. Det har føltes som en unødvendig manuell jobb, sier Gitte.
Selv om Scandic tidligere hadde hatt blandet suksess med IT-prosjekter, lot de seg overbevise til å ta i bruk Digital Mailroom-løsningen – de ble forsikret om at implementeringen ville være rask og enkel, med minimal innsats fra deres side.
Resultat
Etter oppsettet av regler for de ulike meldingene Scandic mottar fungerte løsningen problemfritt.
– Løsningen har vist seg å være sikrere og mer tidsbesparende og har eliminert en irriterende oppgave for Scandic og våre ansatte, avslutter Gitte.
Kontakt oss!
Vil dere også automatisere innkommende meldinger? Kontakt oss, så hjelper vi deg med å komme i gang.
)
)
)
)